El archivo en Gmail, puede parecer una solución sencilla para mantener limpia de mensajes tu bandeja de entrada de Gmail.
Sin embargo, debido a que la función de archivado no es precisamente como las demás, puede ser un poco desconcertante, especialmente cuando archivas un correo electrónico y luego no puedes encontrarlo.
Por tanto, aquí te enseñamos cómo, cuándo y por qué archivar correos electrónicos en Gmail, así como a restaurar los correos electrónicos archivados en tu bandeja de entrada, leyendo este tutorial.
Qué es el archivo en Gmail
Gmail permite a los usuarios «Archivar» sus mensajes y chats. No es lo mismo que eliminar, ni tampoco es lo mismo que etiquetar un correo electrónico.
Entonces, ¿qué es exactamente archivar en Gmail?
En Gmail, archivar es simplemente un método para eliminar un correo electrónico de la bandeja de entrada principal sin tener que borrarlo. Si tienes un correo electrónico que sabes que necesitas conservar pero que no quieres ver, la opción de archivar es ideal.
Cuál es la diferencia entre archivar, eliminar y etiquetar
- Archivar: utilice esta función para ocultar un correo electrónico de su inobx sin moverlo a las carpetas Papelera o Spam.
- Eliminar: utilice esta herramienta para mover los correos electrónicos a su carpeta de basura, donde serán eliminados permanentemente después de 30 días.
- Etiqueta: Utiliza esta función para etiquetar tus correos electrónicos y así poder clasificarlos de forma sencilla en diferentes categorías para mejorar la productividad.
Cómo guardar un correo electrónico
Archivar un correo electrónico es tan simple como una operación de dos botones.
Para empezar, resalte o abra el correo electrónico que desea archivar.
A continuación, en el menú superior de Gmail, localiza y selecciona el icono «Archivo».
Tu correo electrónico se archivará y dejará de aparecer en tu bandeja de entrada. Eso es todo.
Cómo localizar un correo guardado en archivo en Gmail
Puede parecer intuitivo creer que se puede acceder a los correos electrónicos archivados en Gmail a través de una carpeta con la etiqueta «Archivo», pero no es así.
No existe una carpeta «Archivo» ni una ubicación en la que puedas ver todos tus archivos de Gmail. Ni siquiera la búsqueda más sofisticada puede encontrar todos los correos electrónicos almacenados a la vez.
Entonces, ¿cómo puedes encontrar tu archivo en Gmail?
Dado que los correos electrónicos archivados no tienen una ubicación específica, debes utilizar búsquedas especializadas o la carpeta «todos los correos» para encontrarlos.
Búsqueda de correo electrónico archivado mediante búsquedas específicas
Si buscas un correo electrónico archivado, deberás proporcionar a Gmail cierta información para que pueda localizarlo.
Para ello, puedes realizar una búsqueda específica. La función de búsqueda avanzada de Gmail es fácil de usar y te permite localizar rápidamente cualquier correo electrónico vinculado a tu cuenta, siempre que dispongas de cierta información sobre él.
Haz clic en el símbolo «deslizador» de la barra de búsqueda de Gmail.
Verás que aparece un menú de búsqueda con varias opciones.
Puede buscar correos electrónicos basándose en criterios como:
- Remitente
- Fecha de recepción
- Palabras que aparecen en la línea de asunto o en el cuerpo
- Si tiene archivos adjuntos o no
Ejecuta una búsqueda en Gmail introduciendo cualquier información que recuerdes sobre el correo electrónico archivado en las distintas áreas de la herramienta de búsqueda.
Con un poco de suerte y de ensayo y error, deberías ser capaz de encontrar el correo electrónico archivado que estás buscando en sólo uno o dos intentos.
Uso de la carpeta «Todo el correo» para localizar correos electrónicos archivados
La función «archivo» de Gmail no guarda nada en una carpeta separada, sino que lo elimina de la bandeja de entrada principal.
Esto implica que si deseas ver los correos electrónicos archivados, debes navegar a la carpeta «Todos los correos» en lugar de a la carpeta «Principal».
La carpeta «Todo el correo», como su nombre indica, contiene todo el correo electrónico que recibes o envías, independientemente de si procede de tus bandejas de entrada principal, social o de promociones.
El spam es lo único que no está en la carpeta «Todo el correo».
Desplázate hasta la parte inferior del menú lateral de Gmail y selecciona «Todo el correo» para acceder a la carpeta Todo el correo.
A continuación, busca en la carpeta el mensaje archivado que estás buscando. Si estás buscando un correo electrónico archivado que tiene más de unos días, una búsqueda precisa te ayudará a descubrirlo mucho más rápido.
Uso de las etiquetas de Gmail para localizar correos electrónicos archivados
Si eres un usuario frecuente de las etiquetas de Gmail, es posible que puedas encontrar tus correos electrónicos archivados utilizándolas en lugar de la carpeta «Todo el correo».
Si has etiquetado tu correo electrónico archivado, por ejemplo, lo has marcado como correo electrónico del trabajo. puedes recuperarlo accediendo a la carpeta de esa etiqueta.
Cómo localizar correos electrónicos archivados en Gmail
Dado que la aplicación de Gmail carece de una capacidad de búsqueda sofisticada, tendrás que recurrir a la carpeta Todos los correos o a una de tus etiquetas para localizar un mensaje archivado.
Aparte de eso, no hay diferencias significativas en la localización de correos electrónicos archivados en la aplicación de Gmail.
Cómo devolver los mensajes archivados a la bandeja de entrada
¿Qué ocurre si archivas por error un correo electrónico que querías mantener en tu bandeja de entrada?
O bien, ¿qué ocurre si descubres que un correo electrónico que archivaste hace tiempo estaría mejor en tu bandeja de entrada habitual?
Es increíblemente sencillo deshacer un archivo reciente, todo lo que tienes que hacer es pulsar el botón «Deshacer» en la parte inferior de tu pantalla:
Es una opción que puedes seleccionar en unos 10 segundos, hasta que el botón desaparezca.
Si el botón «deshacer» no está disponible, pero aún quieres restaurar un correo electrónico archivado en tu bandeja de entrada, sigue los siguientes pasos:
- Localiza el correo electrónico que has conservado.
- Haz clic con el botón derecho del ratón sobre él para que aparezca un menú de opciones.
- Pasa el cursor por encima de la opción que dice «Mover a» en ese menú.
- Aparecerá un menú desplegable adicional. Localiza y elige la opción «Buzón». El correo electrónico se desarchivará y será devuelto a tu bandeja de entrada principal, donde se organizará por fecha como los demás.
Preguntas frecuentes sobre el archivo en Gmail
¿Existe una carpeta de archivo en Gmail?
No, archivar un correo electrónico no lo mueve a una carpeta diferente. En cambio, las comunicaciones almacenadas simplemente desaparecen de tu bandeja de entrada hasta que las busques o abras una etiqueta con la que el correo electrónico esté etiquetado.
Qué ocurre cuando alguien responde a un correo electrónico antiguo
Si archivas un correo electrónico y alguien responde a él, se moverá de nuevo a tu bandeja de entrada habitual. La recepción de una respuesta a un mensaje archivado lo desarchiva.
Ya puedes encontrar un Archivo en Gmail que creíste perdido
Muchos de los usuarios de la plataforma de correo electrónico Gmail, alguna vez en su vida han presentado este inconveniente. Pues, es una opción que te ofrece la plataforma, pero para algunos es algo confusa. Ya que, no se guarda en una carpeta específica, sino que lo esconde completamente. Por tanto, utilizando cualquiera de estos métodos podrás recuperar tu archivo en Gmail de forma rápida y sencilla.
Asimismo, en Applicultura.com, hemos querido traerte este excelente tutorial, donde te explicamos detalladamente los pasos que debes seguir. Para poder recuperar un archivo en Gmail. Pues entendemos lo engorroso que puede ser a veces, tratar de encontrar un email de suma importancia.
Del mismo modo, si necesitas un asesoramiento más técnico, puedes ponerte en contacto a través de Soporte de Google. Donde atenderán tus inquietudes.